Аутсорсинг расчета заработной платы

Преимущества и риски для заказчика

Содержание

Что такое аутсорсинг расчета заработной платы?

Хотя каждая коммерческая организация обязана вести бухгалтерский учет, необязательно выполнять данную функцию собственными силами. Эту задачу можно передать внешнему исполнителю – на аутсорсинг. Одной из самых востребованных услуг в сфере учета является аутсорсинг расчета зарплаты, подразумевающий, что участок работы, связанный с выплатами сотрудникам, полностью или частично возьмет на себя подрядчик – специализированная бухгалтерская фирма.

История аутсорсинга расчета заработной платы

Впервые подрядчики предложили свои услуги по расчету заработной платы сторонним организациям в 1950-х годах. Первыми аутсорсерами стали американские бухгалтеры, которые заинтересовали клиентов существенной экономией: за расчет недельной зарплаты и подготовку ведомости по сотне сотрудникам подрядчики просили 25 долларов, тогда как недельное жалование штатного бухгалтера достигало 100 долларов.
В 1970-е гг. стала возможной передача функции расчета заработной платы внешнему подрядчику и в СССР. Вместо того чтобы покупать дорогостоящее вычислительное оборудование, крупные советские предприятия могли заказать расчеты в специализированных расчетных ЭВМ-центрах.
Интерес к услугам аутсорсеров в наше время только увеличивается. По разным данным, в США, Европе и Израиле более 80% предприятий разного масштаба передали бухучет подрядчикам. В России этот показатель пока ниже, но отечественные предприятия идут по следам западных партнеров. Спрос на услуги аутсорсеров по данным профильных исследований в РФ ежегодно увеличивается более чем на 30%, причем закупка услуг аутсорсинга расчет заработной платы – один из самых востребованных запросов. Если в конце 1990-х – начале 2000-х годов основными заказчиками бухгалтерских фирм были иностранные компании, то сейчас к аутсорсерам обращаются отечественные предприниматели, а также государственные учреждения. Среди факторов, тормозящих распространение аутсорсинга в России, эксперты называют низкую информированность клиентов.

Почему увеличивается число компаний, использующих услуги аутсорсинга?

Есть несколько причин, мотивирующих предпринимателей задуматься об обращении к аутсорсерам. При этом одни клиенты заключают договор оказания услуг по расчету заработной платы с момента открытия бизнеса, другие приходят к необходимости такого шага в процессе развития организации.

Сокращение издержек

Зачастую решение о сотрудничестве с подрядчиком руководители компаний принимают после подсчетов и сравнения затрат на содержание штатной бухгалтерии и внешние услуги по расчету зарплаты. Как правило, передача учетных процессов на аутсорсинг позволяет существенно сократить издержки. Для объективной оценки необходимо принять во внимание:
1
Оклад специалиста, налоги, социальные выплаты (отпускные, больничные, декретные и т.п.).
2
Расходы на создание и содержание рабочего места (помещение, оборудование, лицензии на ПО, расходные материалы) – они обычно составляют 30–50% от оклада сотрудника.
3
Затраты на поиск специалиста (HR-затраты), периодическое повышение квалификации, обеспечение сотрудника необходимыми обучающими материалами и профильной периодикой.
Конечная сумма затрат отличается в зависимости от города, где работает предприятие, а также от масштабов и особенностей деятельности организации. В среднем полная стоимость месячного содержания штатного бухгалтера по зарплате в Москве, при условии, что он выполняет и дополнительные учетные функции, достигает 90–150 тысяч рублей (при месячном окладе 50–80 тыс. рублей). При тех же условиях полная стоимость оказания услуг по расчету заработной платы при аутсорсинге составляет 40–80 тысяч рублей в месяц. Таким образом, аутсорсинг расчета зарплаты дешевле содержания штатного зарплатного бухгалтера на 10–50%.

Минимизация рисков

Возможно ли, что привлечение аутсорсеров будет незначительно дешевле, чем содержание штатных специалистов, или даже дороже? Такие случаи возможны, однако заказчики все равно отдают предпочтение подрядчикам, поскольку сотрудничество с аутсорсерами – не всегда вопрос только экономии административных затрат.
Заказывая услуги специализированных фирм по расчету зарплаты, предприниматель получает дополнительные гарантии, таким образом минимизируя учетные, налоговые, финансовые, кадровые, репутационные риски. За счет чего это возможно?
1
Основной актив компаний, предоставляющих услуги по расчету заработной платы, – сотрудники. Они проходят тщательную проверку при приеме на работу и получают всестороннюю поддержку по повышению квалификации. В итоге заказчики получают услуги от специалистов-практиков, имеющих большой опыт работы в нужной сфере.
2
С внешним исполнителем исключены такие кадровые проблемы, как отсутствие бухгалтера по причине болезни, отпуска, декрета, желания уйти на другую работу. Все это – внутренние процессы исполнителя, который при любых обстоятельствах обязан обеспечить своевременную замену специалиста.
3
Риск ошибок при расчете зарплаты аутсорсерами сведен к минимуму благодаря опыту самих бухгалтеров и используемых ними схем, технологий и алгоритмов. Проработанная до деталей система позволяет обеспечить высокую скорость и точность операций, а также снизить затраты. Это объясняет, почему выгоден аутсорсинг расчета заработной платы – стоимость услуг удается уменьшить за счет масштабности и налаженных процессов.
4
Передав функцию подсчета зарплаты подрядчику, заказчик может не тратиться и не переживать по поводу используемого программного обеспечения: профессиональные провайдеры бухучета используют специализированный софт.
5
Аутсорсеры страхуют свою деятельность и готовы возместить убытки клиента при наличии ошибок и нарушений со стороны своих бухгалтеров. Таким образом, в общем итоге сотрудничество с подрядчиками оказывается выгодным, поскольку предприятие застраховано от штрафных санкций.
6
Обеспечение конфиденциальности. Подрядчик заинтересован в сохранности конфиденциальных данных своих работодателей, поскольку любой скандал – это удар по репутации фирмы.

Оптимизация отдела бухгалтерии

Еще одним поводом отказаться от штатного бухгалтера в пользу внешнего исполнителя является необходимость оптимизации собственной бухгалтерской службы. Такая ситуация может возникнуть, если:
1
У штатных специалистов много работы и им приходится совмещать несколько участков или функций. Подключение аутсорсера позволяет разгрузить собственный бухгалтерский отдел и избавить сотрудников от рутинных операций, что в общем итоге позволяет повысить производительность работы и качество учета.
2
Фирма не может обеспечить сотрудника работой на полную ставку. С аутсорсерсером заключается договор на необходимый объем и перечень работ.

Проблемы аутсорсинга расчета заработной платы, о которых следует знать

Основной минус передачи учета заработной платы на аутсорсинг не связан с самой системой. Проблемы возникают у клиентов, выбравших непрофессионального исполнителя, поэтому данному вопросу нужно уделять максимальное внимание.

Как понять, что перед вами – некачественный провайдер услуг?

1
Уровень выполнения учетных функций напрямую зависит от уровня подготовки непосредственных исполнителей – бухгалтеров, аудиторов. В надежных аутсорсинговых компаниях работают специалисты с престижным образованием и многолетним опытом, тогда как недобросовестные провайдеры набирают новичков или специалистов с сомнительным стажем, но готовых работать за минимальную плату. Хороший бухгалтер – это специалист, который постоянно обновляет свои знания (без этого невозможно уследить за всеми нововведениями в законодательстве), и кроме того, является исполнительным, ответственным и аккуратным человеком – добросовестный провайдер контролирует своих сотрудников по всем параметрам.
2
Причинами некачественного выполнения аутсорсером своих обязанностей может быть отсутствие автоматизации и плохо прописанные бизнес-процессы внутри компании. Отсутствие детализированных методик, современных технологий и информационных систем приводит к ошибкам и задержкам, наконец, происходит удорожание расчета заработной платы – стоимость услуги у таких исполнителей необоснованно завышена.
3
Надежный аутсорсер уверен в своих силах и готов предоставить реальные гарантии, которые прописываются в договоре с указанием конкретных обязательств.
При оценке потенциальных подрядчиков ориентируйтесь на репутацию: учитывайте отзывы и рекомендации реальных клиентов. Сделать объективный вывод поможет еще один критерий, характеризующий уровень аутсорсинга расчета зарплаты – стоимость обслуживания. Подозрительно заниженные расценки обычно свидетельствуют о слабой подготовке сотрудников консалтинговой фирмы.

Переход компании на рельсы аутсорсинга расчета заработной платы

Еще один нюанс, который нужно учесть владельцам и руководству предприятий, решившихся впервые заказать услуги подрядчика по аутсорсингу расчета заработной платы, – это сложность перехода на подрядную систему учета. В зависимости от масштабов организации и особенностей деятельности, может понадобиться от нескольких недель до нескольких месяцев – в этот период происходит перестройка внутренних бизнес-процессов, при необходимости – слияние баз, адаптация к новой системе.

Аутсорсинг заработной платы от S4: что получают наши клиенты?

Высокий уровень сервиса

1
С вами будут работать бухгалтеры, получившие образование в ведущих экономических российских вузах: МГУ им. М.В. Ломоносова, РАНХиГС и Санкт-Петербургском государственном университете. Все специалисты имеют практический опыт работы в разных сферах (5–12 лет), в том числе в международных консалтинговых компаниях Deloitte и Altios. Для каждого клиента подбирается сотрудник, знающий особенности расчета зарплаты в конкретной отрасли (производство, торговля, общепит, строительство, сфера услуг и т.д.). Наши бухгалтеры, аудиторы и ассистенты регулярно повышают квалификацию на специализированных тренингах, семинарах и курсах.
2
Расчет зарплаты осуществляется в полностью автоматизированном режиме, технические ошибки и человеческий фактор исключены. Бухгалтеры работают по четкому алгоритму, со специальным программным обеспечением. Все расчеты подвергаются трехэтапной проверке. На первом этапе процесс контролируется программой, на втором расчеты проверяются с помощью специального скрипта, сравнивающего ключевые параметры. На заключительном этапе проводится ручная выборочная сверка данных, полученных программой и роботом. Жесткий многоэтапный контроль сводит риски ошибок к нулю.
3
С каждым заказчиком заключается договор с четким перечислением запрошенных услуг, обязательств и гарантий. Прописываются требования по подготовке и сдаче необходимых отчетов и документов, включая точные сроки их подачи. В соглашении прописывается материальная ответственность за несвоевременное выполнение учетных функций.
4
К каждому клиенту прикрепляются личный бухгалтер и персональный менеджер, которые готовы предоставить консультацию и оперативно решить все вопросы, связанные с учетом зарплаты на предприятии. Обеспечивается непрерывная связь любым удобным способом: по телефону, почтой, через мессенджеры и т.д.
5
В целях обеспечения информационной безопасности пользователей компания подписывает с каждым сотрудником контракт о неразглашении конфиденциальной информации. Все члены команды несут финансовую ответственность за нарушение условий договора.

Максимальную удобность в процессе перехода на аутсорсинг расчета заработной платы

Наша компания имеет опыт сотрудничества с организациями разного масштаба (от 10 до 4000 сотрудников) и сфер деятельности. В нашей практике есть успешные примеры оперативного (в течение недели) и достаточно длительного процесса реорганизации учета (на предприятия с филиалами в нескольких городах). Вместе с клиентами мы заранее обговариваем все тонкости, особенности, условия и риски, осуществляем тщательную подготовку, прописываем все процессы и процедуры взаимодействия – благодаря этому удается максимально упростить и облегчить сам переход и адаптацию к новой системе.

Передача на аутсорсинг расчета заработной платы – это эффективный способ повышения конкурентоспособности бизнеса за счет повышения качества и уменьшения стоимости учета (экономия составляет 10–50%). Сотрудничество с внешним профессиональным исполнителем позволяет оптимизировать работу собственных сотрудников, а также снизить налоговые и кадровые риски.

Хотите узнать больше об услуге по расчету заработной платы?
Позвоните на +7 (499) 112-40-38 или заполните форму обратной связи.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.