Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Какие функции можно делегировать и чем это лучше по сравнению со штатной кадровой службой?

Содержание


Что такое кадровый аутсорсинг?

Современному бизнесу приходится постоянно совершенствоваться и искать пути оптимизации расходов. Аутсорсинг, подразумевающий передачу отдельных процессов (обычно непрофильных и/или рутинных), третьей стороне (внешним исполнителям), – один из наиболее эффективных способов решения вышеуказанных задач.
Список наиболее популярных аутсорсинговых услуг как на Западе, так и в России включает бухгалтерское сопровождение и кадровый аутсорсинг (другие названия – HR-аутсорсинг, аутсорсинг персонала). Под последним понимается передача подрядчикам кадрового администрирования на предприятии.

Кому и какие функции выгодно передать на аутсорсинг кадровой службы?

Каждый заказчик сам определяет перечень бизнес-процессов для делегирования внешним исполнителям. В первую очередь, список зависит от масштабов и особенностей деятельности организации.
Как доказывает реальная практика, сотрудничество со специализированными фирмами, предоставляющими аутсорсинговый сервис, целесообразно как для крупных предприятий, так и для среднего и малого бизнеса. Внешние исполнители (поставщики, провайдеры услуг) предлагают специализированные тарифы (пакеты), адаптированные под конкретные условия (с учетом количества персонала, сферы деятельности организации и т.д.). Нередко одному поставщику отдают и бухгалтерский, и кадровый аутсорсинг – обычно это и удобнее (проще контролировать), и выгоднее.
Аутсорсинг кадровых услуг, стоимость которых варьируется в широком диапазоне, может включать:
1
Управление персоналом (поиск сотрудников, разработка систем мотивации и адаптации, контроль эффективности работы).
2
Делопроизводство (разработка и ведение кадровой документации, оформление сотрудников, прием и увольнение, ведение трудовой книжки, составление расписаний, ведение архивов и т.д.).
3
Развитие персонала (разработка стратегии кадрового обеспечения компании, обучение сотрудников, повышение квалификации, коучинг).
4
Выплаты персоналу (контроль учета рабочего времени, расчет заработной платы, премиальных, страховых выплат).
Заказчик волен заключать договор на комплексное обслуживание (по всем перечисленным направлениям) или выбрать одну или несколько функций. Внешний исполнитель по запросу клиента может полностью заменить штатный отдел кадров или работать совместно со штатными специалистами (например, если те не справляются со всем объемом работы или если требуются специальные знания).

Кто чаще всего передает кадровое дело на аутсорсинг?

Первыми клиентами аутсорсинговых (консалтинговых) фирм в России были международные компании и иностранные представительства. Одна из причин передачи кадрового учета в их случае – отсутствие необходимых знаний российского законодательства (наем специалистов, имеющих соответствующую подготовку, позволяет минимизировать трудовые и финансовые риски).
Сейчас аутсорсинг кадровой работы востребован и на зарубежных, и на отечественных предприятиях различных форм собственности. Услуги заказывают юридические лица (производственные, торговые, строительные и сервисные компании) и индивидуальные предприниматели, нанимающие персонал.
1
Крупные предприятия хотят более рационально использовать рабочее время, а аутсорсеры готовы взять на себя рутинные операции.
2
На небольших фирмах сложно обеспечить полную загрузку кадрового специалиста, поэтому содержать такого сотрудника невыгодно. Дешевле заключить договор со сторонней организацией (цены на кадровый аутсорсинг зачастую ниже, чем содержание штатных сотрудников).
3
Начинающий бизнес не всегда имеет достаточно средств, чтобы содержать штатного кадровика, а на развивающемся (расширяющемся) предприятии штатный специалист может банально не справляться с увеличивающимся объемом работы. Лучшим помощником для них может стать аутсорсер.

Преимущества кадрового аутсорсинга перед штатным отделом/специалистом

Перед тем, как принять решение по способу организации кадрового администрирования на предприятии, руководителю нужно взвесить все «за» и «против» по каждому из них. В СМИ встречаются разные мнения о сотрудничестве с подрядчиками: ниже представлены основные плюсы кадрового аутсорсинга, отмеченные сторонниками такого формата.

Профессиональный сервис

Чтобы обеспечить полноценную кадровую работу, одного специалиста недостаточно. Вряд ли один сотрудник обладает всеми необходимыми юридическими, экономическими и социальными знаниями, чтобы решать любые вопросы по денежным расчетам, трудовым спорам, обучению и т.д. Большинство организаций обычно нанимают одного сотрудника (нередки ситуации, когда кадровые функции передаются «в нагрузку»), тогда как ведение кадрового учета в рамках аутсорсинга предполагает подключение к каждому заказчику целой команды специалистов из нескольких областей (кадровик, бухгалтер, юрист).
Отдельно нужно сказать о подготовке сотрудников из команды аутсорсинговой фирмы. Благодаря многолетнему практическому опыту и непрерывному обучению, приобретению навыков передового международного опыта в своей сфере они, как правило, имеют более высокую квалификацию, чем их штатные коллеги.

Снижение расходов

Одна из самых частых причин перехода на аутсорсинг кадрового учета – стоимость услуги. В общем итоге затраты на содержание штатных специалистов оказываются существенно выше услуг подрядчика. Экономия при передаче бизнес-процесса специализированной фирме в некоторых случаях достигает 40–60%. Клиенты экономят на заработной плате, создании и содержании рабочего места, покупке специализированных программ, обучении специалистов. Аутсорсеры стандартизируют свои процессы и «раскидывают» затраты по содержанию сотрудников и рабочих мест на всех своих клиентов. Поэтому на долю каждого заказчика приходится относительно небольшая часть расходов.

Стабильность и прогнозируемость расходов

Еще перед заключением соглашения стороны договариваются о перечне работ и их стоимости. Заказчик платит фиксированную сумму за конкретный результат, минимизируя риски, которые невозможно спрогнозировать, – они ложатся на исполнителя.

Перекладывание рисков на аутсорсера

Работа с людьми – это всегда непросто. В процессе взаимодействия с персоналом возникают конфликты (трудовые споры) и непредвиденные ситуации. Нарушения трудового законодательства, задержки в работе из-за болезни, отпуска или увольнения кадровика – ответственность за это теперь несет взявшаяся за кадровый аутсорсинг компания. Она отвечает и за своевременную подготовку документов, и за выполнение всех норм законодательства, и за оперативную замену своих сотрудников, закрепленных за конкретным клиентом, если те по каким-либо причинам не могут выполнять свои обязанности.

Четкость договорных отношений

В договоре детально прописываются условия по кадровому аутсорсингу: стоимость и объем услуг, перечень функций и сроки выполнения, разделение обязанностей и ответственности. Благодаря этому исключаются какие-либо разногласия между сторонами.

Возможность сократить штат организации и/или предупредить его разрастание

Многие организации сталкиваются с ситуацией, когда имеющегося объема работ либо недостаточно для полной ставки, либо много для одного сотрудника. Подобные проблемы характерны для начинающего и растущего бизнеса. Переход на аутсорсинг кадрового учета – одно из лучших решений при оптимизации штатного состава.

Новые возможности

Перечисляя преимущества, которые дает аутсорсинг кадрового администрирования, нельзя не упомянуть о том, что, делегируя непрофильные процессы, заказчик получает возможность сосредоточиться на ключевой деятельности и стратегических задачах, а также высвобождает внутренние ресурсы для приоритетных целей.

Риски кадрового аутсорсинга

Ориентируясь на опыт и отзывы отечественных компаний, эксперты отмечают и некоторые недостатки «внешнего» отдела кадров.

Психологический фактор

Некоторые руководители привыкли, что сотрудники всегда находятся у них «под боком». Сторонний кадровик выполняет работу удаленно, коммуникации обычно обеспечиваются за счет телефонной и интернет-связи. С учетом распространения современных технологий этот минус нивелируется.

Частичная потеря контроля

Иногда могут возникнуть трудности из-за отсутствия прямого подчинения внешних специалистов штатным сотрудникам. Такие проблемы не возникают в организациях с прозрачным управлением – достаточно прописать обязанности и требования в договоре.

Нарушение конфиденциальности

Некоторые менеджеры, отказываясь от ведения кадрового аутсорсинга, основной причиной называют опасения за сохранность конфиденциальной информации. Чтобы защититься от разглашения производственных и коммерческих секретов, нужно четко прописать ответственность провайдера (исполнителя).

Низкое качество услуг

Далеко не все поставщики, предлагающие аутсорсинг кадрового учета в Москве и других городах, предоставляют сервис высокого уровня. Чтобы не нарваться на непрофессионалов, заказчику нужно подробнее ознакомиться с потенциальным подрядчиком: просмотреть документы, уточнить сведения о деловой репутации, узнать о мнении бывших/текущих клиентов. Что касается цен на кадровое делопроизводство по аутсорсингу, то они также могут быть своеобразным ориентиром. Хороший специалист не может стоить дешево, однако завышенная стоимость не является гарантией качества – цифры должны быть аргументированными.

Сложность перехода на аутсорсинг

Если кадровый аутсорсинг внедряется в только что созданной организации, проблем возникает относительно немного – главное, чтобы стороны предварительно согласовали свое видение будущей кадровой системы. Совсем другое дело – переход на аутсорсинг действующей компании. Это может быть длительный и сложный процесс, поскольку происходит перестройка множества бизнес-процессов (особенно если поставлена задача оптимизации кадрового администрирования). Нередко к помощи сторонних исполнителей прибегают в случае, когда требуется проверка и восстановление кадровых документов. Опытные провайдеры разрабатывают пошаговые алгоритмы внедрения и адаптируют их под конкретного заказчика с учетом всех особенностей компании.

Кадровый аутсорсинг в Москве и не только: последние тенденции отрасли

Спрос на услуги аутсорсеров в России ежегодно увеличивается.
К помощи сторонних организаций прибегают иностранные корпорации, совместные предприятия и отечественные организации. Среди них и небольшие фирмы со штатом от нескольких десятков человек, и компании, насчитывающие более 1000 сотрудников.
В аутсорсинге кадрового делопроизводства и других услуг особенно заинтересованы предприятия с территориально-распределенной структурой (при внешнем обслуживании филиалов обеспечивается высокий уровень экономии). Но и организации с локальной структурой не отстают от них – выгоду от перехода на внешнее кадровое администрирование отмечают даже представители российского малого бизнеса.
Чаще всего отечественные предприниматели делегируют подрядчикам такие функции, как расчет заработной платы (управление выплатами), кадровое делопроизводство, поиск персонала (рекрутинг) и обучение сотрудников (тренинги).
Основным препятствием для внедрения аутсорсинговой системы эксперты называют непонимание потенциальными пользователями ее работы и недоверие к поставщикам. Однако вслед за крупным бизнесом, традиционно задающим тон на рынке, преимуществами внешнего обслуживания начинают пользоваться компании меньшего масштаба.

Команда S4 готова стать вашим лучшим кадровым помощником: поможем разгрузить вашего кадровика или заменим целый отдел

1
У нас – хорошо обученные, мотивированные и опытные специалисты. Все сотрудники прошли жесткий отбор при приеме на работу и постоянно повышают квалификацию.
2
Вы можете заказать частичный или полный аутсорсинг кадрового администрирования. Спектр наших услуг также включает бухгалтерское и налоговое сопровождение, поэтому при необходимости к решению задач заказчика мы подключаем специалистов разных профилей (кадровик, юрист, бухгалтер).
3
Ваши права и интересы защищены договором: пропишем все обязанности, сроки выполнения конкретных задач и ответственность за нарушения. Мы гарантируем качество работы и сохранность конфиденциальной информации. За невыполнение каждого пункта берем на себя реальную материальную ответственность.
4
Мы всегда на связи: вам будет так же удобно, как со штатным сотрудником. Выбирайте любые удобные (или сразу все) каналы коммуникаций: обеспечиваем связь по телефону, электронной почте, Скайпу, через мессенджеры и посредством личных встреч.
5
Мы сделаем все, чтобы, переходя на кадровый аутсорсинг, ваша организация получила максимум выгод, а сам процесс перехода не сказался на комфорте ваших сотрудников.

Свяжитесь с нами по номеру телефона +7 (499) 112-40-38 или заполните форму обратной связи, чтобы получить больше информации и узнать, во сколько обойдутся услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства для вашей организации.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.