Бухгалтерский аутсорсинг

История, стоимость, плюсы и минусы

Содержание

Аутсорсинг бухгалтерии - что это?

В любом бизнесе, независимо от масштабов и сферы деятельности ключевую роль играют кадры – от подготовки и профессионализма сотрудников во многом зависит успех предприятия. Но, как показывает практика, поиск и создание рабочей команды – задача не из простых и не из дешевых. Решить эту проблему позволяет аутсорсинг (outsourcing) – подрядная схема сотрудничества, подразумевающая привлечение сторонних ресурсов, в том числе трудовых.
Чаще всего на аутсорсинг передают непрофильные бизнес-процессы, к которым относятся и учетные функции. Бухгалтерский аутсорсинг может предполагать ведение внешними исполнителями отдельных операций (участков) или комплексное обслуживание, включающее непосредственно бухгалтерский, а также налоговый и кадровый учет. Цена (стоимость) бухгалтерского аутсорсинга зависит от города (чтобы сэкономить, фирма из Москвы может заказать удаленное сопровождение), а также масштабов и сферы деятельности заказчика.

Немного истории: как развивался аутсорсинг бухгалтерских услуг

Термин «outsourcing» представляет собой комбинацию из трех слов: outer + source + using, и дословно обозначает «использование внешних источников/ресурсов». В словарях это слово появилось сравнительно недавно – в 1980-х годах, однако сама идея привлекать внешних исполнителей появилась гораздо раньше. Научная основа, на которой развились финансовый и бухгалтерский аутсорсинг – это принцип разделения труда, сформулированный в XVIII веке Адамом Смитом.
Предшественниками современных консалтинговых фирм, выступающих в роли аутсорсеров, стали юридические конторы из Англии и США. В начале ХХ века некоторые фирмы, оказывающие правовую помощь, расширили сферу деятельности и предложили клиентам дополнительные узкоспециализированные консультационные услуги. Так появились современные юридический и бухгалтерский аутсорсинг, а также крупнейшие аудиторско-консалтинговые международные корпорации (такие, как Ernst and Yong, KPMG и др.).

Преимущества аутсорсинга: почему все больше предпринимателей интересуется данной услугой?

В качестве убедительного аргумента можно привести известную многим историю компании General Motors. Всего за 6 лет (с 1921 по 1927 гг.) руководство предприятия смогло сделать невероятный прорыв и обойти своих конкурентов. Благодаря использованию концепции аутсорсинга General Motors увеличил долю на мировом рынке автомобилей более чем в 3 раза! Американский производитель передал внешним исполнителям административные функции и функции организации производства, что привело к сокращению денежных и временных затрат.
Услугой аутсорсинг-бухучета в наше время пользуется более 80% коммерческих организаций на Западе – это и крупные корпорации, и частные фирмы, и стартапы. По мнению экспертов, развитие финансового аутсорсинга в нашей стране отстает от западных партнеров на четверть века. Однако из года в год спрос на бухгалтерский аутсорсинг ИП и ООО в России увеличивается.
Первыми клиентами аутсорсеров в РФ были иностранные и международные бизнес-структуры, далее интерес к ним стали проявлять организации, ведущие внешнюю экономическую деятельность. В наши дни заявку на услуги аутсорсинга бухгалтерии все чаще подают предприятия, работающие на внутреннем рынке. Чего же ожидают клиенты от сотрудничества с подрядчиком?

Контроль, планирование и минимизация издержек

Привлекая внешних помощников, большинство заказчиков преследует экономические цели.
1
Изучив прайс аутсорсинга бухгалтерских услуг, можно убедиться, что передача учетных функций стороннему исполнителю позволяет уменьшить затраты на содержание штатных специалистов и создание полноценного рабочего места для них. Клиент выбирает нужные операции и платит только за объем данной работы: забота о помещении и оборудовании, затраты на лицензии ПО и расходные материалы перекладывается на подрядчика. При этом стоимость услуг фиксированная и составляет от 15 000 ₽ до 50 000 ₽ в зависимости от оборота компании или количества бухгалтерских операций, а также отсутствуют затраты на выплату з/п налогов, премий, больничных, отпускных, других соц.выплат и прочих непредвиденных доплат, поэтому административные и кадровые затраты можно планировать и контролировать. Но на зарплате экономия не заканчивается.
2
В рамках услуги аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета опытный бухгалтер может найти и подсказать способ, как организации легально экономить на налогах. Добавьте сюда материальную ответственность за ошибки, допущенные при выполнении обязательств исполнителем (последний компенсирует ущерб заказчику). В общем итоге после внедрения аутсорсинговой системы учета расходы предприятия по этой статье в среднем снижаются на 10–50%, в некоторых случаях цифра еще выше – более 70%.

Минимизация рисков

Являясь вспомогательным процессом, бухгалтерский учет несет множество рисков для фирмы.
1
В первую очередь, это ошибки (случайные или по незнанию специалиста), которые в итоге выливаются в финансовые потери и штрафные санкции. Кроме того, учетные процессы нерадивые сотрудники могут использовать в корыстных целях – из-за мошеннических действий собственных сотрудников многие организации теряют значительные суммы. Наконец, имея доступ к финансовым документам, работник может воспользоваться данной информацией в интересах третьих лиц. Заключив договор на аутсорсинг бухгалтерского учета со специализированной компанией, заказчик получает реальные гарантии защиты от перечисленных рисков.
2
Для подрядчика бухгалтерское обслуживание – основная работа, поэтому у него есть возможность тщательно выбирать, контролировать и обучать сотрудников фирмы (вопрос профессионализма кадров у аутсорсера стоит на первом месте). Благодаря этому, а также использованию специализированных автоматизированных систем учета риск ошибок по документации сводится к минимуму. Понимая опасения заказчиков, компании, берущие на себя ведение бухучета по схеме аутсорсинга, не только строго контролируют работу персонала, но и дополнительно страхуют свою деятельность, чтобы в случае нарушения договорных обязательств покрыть убытки клиента, полученные по их вине. Это относится и к обязательствам по качеству, и к гарантиям по сохранности конфиденциальной информации.

Есть ли минусы у бухгалтерского аутсорсинга?

Многие предприниматели, соглашаясь с преимуществами, которые дает аутсорсинг бухгалтерского учета, все-таки откладывают переход на новую систему. Решение сотрудничать с подрядчиками должно быть взвешенным – перед подписанием контракта важно объективно просчитать и сравнить расходы при разных вариантах организации учета. Что же останавливает владельцев и руководителей тех компаний, в которых выгода от внедрения системы аутсорсинга очевидна?

Психологический дискомфорт

Возникает от того, что бухгалтера нет рядом в офисе целый день. Но это дело привычки. Современные средства коммуникации позволяют просматривать/подписывать любые документы удаленно, связываться с нужным специалистом в любое время из любого места. Можно оперативно связаться по телефону, через электронную почту и различные интернет-каналы, причем возможны и аудио-, и визуальные коммуникации. Благодаря удаленным технологиям значительно уменьшаются затраты на бухгалтерские услуги – аутсорсинг в Москве можно получить по ценам провинциального города.

Опасения из-за некачественных услуг

Периодически в СМИ всплывают жалобы предпринимателей, недовольных сервисом своего подрядчика. Ошибки в документах, задержки при подготовке ведомостей, нарушения сроков подачи отчетности – все это мешает нормальной работе организации и грозит конфликтами с фискальными органами. Так происходит потому, что заказчик доверил бухгалтерский аутсорсинг фирмы ненадежному провайдеру. Чаще всего проблемы с исполнителем возникают из-за:
1
Неквалифицированных кадров (недостаточно жесткий отбор персонала, отсутствие регулярного повышения квалификации и т.д.).
2
Плохо прописанных бизнес-процессов внутри организации, предоставляющей бухгалтерские услуги.
3
Отсутствия у подрядчика современных систем расчетов и контроля.
При выборе финансового помощника проверяйте репутацию фирмы-аутсорсера, уточняйте степень ответственности, которую готов взять на себя аутсорсер, убедитесь, что у него есть опыт работы в вашей сфере и с предприятиями вашего уровня.

Возможность утечки важной коммерческой информации

Если сравнивать штатного специалиста с компанией предоставляющей услуги аутсорсинга бухгалтерии, то у первого возможностей получить и использовать конфиденциальные данные больше, а ответственности меньше. Чтобы минимизировать риски, опять же рекомендуется объективно оценивать исполнителя – он подписывает контракт и в случае его нарушения рискует и своей репутацией, и своими деньгами.

Сложность перехода на аутсорсинг бухгалтерии

Данный процесс действительно требует времени и терпения. Передача учетной функции стороннему исполнителю не может быть одномоментной, тем более что организация продолжает работать в период смены системы. У опытных компетентных аутсорсеров есть наработанные методологии плавного перехода, которые они адаптируют под конкретную организацию. Чтобы сократить время и затраты, на начальном этапе проводится тщательное планирование, позволяющее систематизировать и контролировать процесс.

Что мы можем для вас сделать?

Благодаря богатому опыту в сфере консалтинговых услуг, наша компания знает все особенности и трудности ведения бухгалтерского учета. Мы готовы стать вашей бухгалтерией или надежным помощником вашему главному бухгалтеру. Почему нам доверяют?
1
Безупречный кадровый состав. У нас работают специалисты с практическим опытом от 6 лет. Наши бухгалтеры – выпускники ведущих экономических российских вузов, успевшие поработать в крупных производственных, торговых, государственных и консалтинговых организациях (в том числе в BIG4). Поможем поставить, восстановить и усовершенствовать учет в компаниях, ведущих ВЭД. Постоянное повышение квалификации и участие в отечественных и международных профильных семинарах позволяет нашим специалистам быть в курсе всех нововведений, касающихся учета.
2
Прозрачное ценообразование. Каждый наш клиент точно знает, сколько и почему стоит аутсорсинг бухгалтерии в его конкретном случае.
3
Систематизированный переход на аутсорсинг по заранее подготовленному плану. Перед запуском изучаются все особенности бизнес-процессов клиента и подбирается наиболее приемлемый способ, комфортный для сотрудников и предприятия в целом.
3
Систематизированный переход на аутсорсинг по заранее подготовленному плану. Перед запуском изучаются все особенности бизнес-процессов клиента и подбирается наиболее приемлемый способ, комфортный для сотрудников и предприятия в целом.
4
Автоматизированная система расчетов и контроля. Чтобы повысить точность и скорость учетных и расчетных операций, мы автоматизировали повторяющиеся рутинные задачи. Каждая операция проверяется программами, после чего расчеты сверяются специалистом – такой ступенчатый контроль исключает математические и технические ошибки.
5
Индивидуальный подход. С каждым клиентом работают бухгалтер и персональный менеджер, специалисты подбираются с учетом специфики отрасли. При необходимости могут быть задействованы дополнительные специалисты (юрист, аудитор). Обеспечивается постоянная связь по удобному для заказчика каналу (телефонные консультации, связь через почту, мессенджеры, личные встречи).
6
Заказав бухгалтерское обслуживание, клиент получает детализированный перечень документов, которые мы должны формировать и сдавать (с указанием сроков подготовки и подачи). За нарушение графиков наша компания несет материальную ответственность.
7
Все сотрудники S4 подписывают контракт о неразглашении конфиденциальных данных клиентов, полученных в процессе сотрудничества. За утечку информации предусмотрены штрафные санкции.

Хотите оптимизировать учетные бизнес-процессы на своем предприятии?
Не устраивает качество работы штатного бухгалтера?
Ваша организация развивается, и нужно вывести учет на новый уровень?

В любой из этих ситуаций обращайтесь в S4, и у вас не будет проблем с отчетами и налоговыми службами. Перезвоните по номеру +7 (499) 112-40-38 или заполните форму обратной связи – мы свяжемся с вами и предоставим консультацию по любым вопросам юридического, бухгалтерского и налогового аутсорсинга.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.